Vue d'ensemble
À propos de nous
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.
Mission
MISSIONS ET ACTIVITES :
• Assurer l’accueil téléphonique des familles, des partenaires et des professionnels sollicitant l’équipe mobile.
• Réceptionner les demandes, recueillir les informations administratives nécessaires et transmettre les sollicitations aux professionnels concernés.
• Organiser les rendez-vous, interventions extérieures, réunions et temps de concertation de l’équipe.
• Assurer la gestion des agendas et faciliter la coordination des disponibilités des différents professionnels.
• Créer, tenir à jour et assurer le suivi administratif des dossiers patients dans le respect des règles institutionnelles et de confidentialité.
• Veiller à la complétude des données administratives et à l’intégration des documents utiles dans le dossier patient.
• Utiliser les logiciels institutionnels nécessaires à la gestion des dossiers, des rendez-vous, de l’activité et des transmissions administratives.
• Assurer la saisie, le classement, l’archivage et la traçabilité des courriers, comptes rendus et documents produits ou reçus par l’équipe.
• Préparer et mettre en forme les courriers, convocations, comptes rendus, documents de liaison et supports administratifs.
• Participer au suivi de l’activité de l’équipe mobile : sollicitations reçues, rendez-vous, interventions in situ, professionnels et équipes rencontrés, orientations et autres indicateurs définis dans le projet.
• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi mensuel de l’activité et contribuer à la fiabilité des données recueillies.
• Contribuer à la préparation des bilans, rapports d’activité, RETEX et éléments nécessaires à l’évaluation du dispositif.
• Participer à l’organisation logistique des réunions d’équipe, réunions partenariales, RETEX et actions de coordination.
• Assurer l’interface administrative avec les PAS, l’Éducation nationale, le CMP, les autres unités du service et les partenaires du territoire.
• Participer à la circulation des informations utiles au sein de l’équipe dans le respect du secret professionnel, du secret médical et des règles institutionnelles.
• Assurer les commandes et le suivi des besoins courants du secrétariat et participer à la bonne organisation matérielle de l’unité.
Profil
QUALITES ET COMPETENCES REQUISES :
• Formation ou expérience en secrétariat ; une expérience en secrétariat médical ou hospitalier est souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels institutionnels.
• Capacité à renseigner et exploiter des tableaux de suivi d’activité.
• Rigueur dans la tenue, l’actualisation et la traçabilité des dossiers patients.
• Sens de l’organisation, capacité à prioriser les demandes et à gérer plusieurs interlocuteurs.
• Qualités d’accueil, d’écoute et de communication téléphonique avec les familles et les partenaires.
• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité, du secret professionnel et du secret médical.
• Capacité à travailler en équipe pluriprofessionnelle et en réseau.
• Autonomie, réactivité, adaptabilité et capacité de prise d’initiative dans le champ de ses responsabilités.
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe.
• Rigueur et fiabilité dans le recueil et la transmission des données d’activité.
CONDITIONS DE TRAVAIL :
• Poste à temps partiel : 50 %
• Affectation au Service de Psychiatrie de l’Enfant et de l’Adolescent
• Activité en lien étroit avec l’équipe mobile intervenant sur les QPV Neuhof-Meinau et Ampère à Strasbourg.
• Organisation du temps de travail à définir selon les nécessités de service et le fonctionnement du dispositif.
• Utilisation quotidienne des outils bureautiques et des logiciels institutionnels.
• Participation aux réunions d’équipe et, selon les besoins, aux temps de coordination et de suivi de l’activité.